Se dieci anni fa vi avessero invitati a un “evento sostenibile”, con tanto di dichiarazione degli impatti sull’invito, cosa avreste pensato? Roba da fricchettoni? Qualcosa di strano? Mi porto il salame da casa?

Oggi assistiamo a un altro scenario che va di pari passo con la crescente attenzione verso la sostenibilità.

Se, infatti, fino a pochi anni fa il concetto di evento sostenibile era opaco e portava con sé diversi pregiudizi, oggi le aziende hanno iniziato a prendere coscienza degli impatti generati dai loro eventi, indipendentemente dalla dimensione.

E fin qui tutto bene. Ma tra il dire e il fare la strada verso la neutralità carbonica degli eventi non è semplice e il greenwashing è dietro l’angolo. Da dove partire allora?

Di opportunità, difficoltà, buone pratiche e normative per ridurre le emissioni di Co2 abbiamo parlato con due esperte, oltre che amiche: Irene Ivoi, la nostra nudge designer e progettista di economia circolare che già ci spiegava come creare un evento low impact qui, e Barbara Bonori, circular economy advisor, project manager di eventosostenibile.com e co-founder dello storico Upcycle Milano Bike Café.

Esistono delle linee guida generali per organizzare eventi sostenibili?

(Barbara) Facciamo subito una distinzione tra pubblico e privato.

Il Comune di Milano ha lanciato delle linee guida per l’organizzazione di eventi sostenibili e a livello nazionale da dicembre 2022 sono vigenti le linee guida CAM che rappresentano il capitolato da osservare obbligatoriamente per appaltare tutti i servizi necessari a organizzare un evento.

Tutt’altra storia è quella del mondo aziende. I privati non sono obbligati a osservare delle linee guida obbligatorie, quindi c’è massima variabilità. Alcuni si sono certificati anni fa (certificazione ISO 20121 – sistemi di gestione sostenibile degli eventi), per lo più le grandi aziende, mentre i medio piccoli hanno difficoltà a strutturarsi perché il percorso è abbastanza complesso, anche nel linguaggio per dire.

(Irene) Le novità per le pubbliche amministrazioni sono tante: immagino per esempio il Comune di Firenze che appalta L’Estate Fiorentina, cioè un calendario di eventi gestiti da enti del terzo settore e privati, ma essendo il Comune che fa da stazione appaltante dovrà fare propri i criteri per la sostenibilità nel capitolato.

E l’osservazione dei CAM vale anche in caso di affidamenti in house e patrocini.

E le agenzie di eventi come si stanno attrezzando per far fronte alle nuove esigenze di sostenibilità?

(Barbara) In questi anni abbiamo capito che occorre una formazione di base per le agenzie del settore.
Le agenzie stanno rivedendo tutto il processo di come si fa un evento, se vogliamo che i suoi impatti negativi siano contenuti.

Abbiamo anche capito che dobbiamo tranquillizzare le agenzie su un punto importante: progettare un evento sostenibile non significa fare lavoro in più. L’attenzione per la sostenibilità è percepita come qualcosa in più da fare e soprattutto che necessita di competenze da acquisire. In parte è vero che occorre formazione interna ma il reale cambiamento è nella progettazione dell’evento. Facciamo un esempio facile: se parliamo di gadget la domanda che i creativi devono porsi non è quale gadget eco-sostenibile devono ideare, ma se il gadget è davvero importante per raggiungere lo scopo oppure se posso raggiungerlo in altro modo.

Si tratta di un cambio di paradigma, occorre farsi nuove domande.

Poi, certo, per diventare un’agenzia dal pensiero sostenibile dipende anche dalla sensibilità interna soprattutto del management.

Cosa è fondamentale per far sì che un evento sia sostenibile?

(Barbara) La creatività è cruciale per progettare un evento sostenibile. È anche vero che i creativi sono abituati a modellarsi secondo le esigenze del momento, per loro natura vanno già verso la sensibilità del pubblico a cui si rivolgono. Ogni epoca ha avuto la sua emotività sfruttata dal mondo della creatività e pubblicità. Quindi se il pubblico oggi è sensibile alla sostenibilità, è in quell’ambito che dovranno lavorare i creativi. Così il mondo avrà una chance per cambiare davvero.

(Irene) L’importante è che questa sensibilità non sia un trend modaiolo, quindi passeggero o superficiale. Guarda ad esempio la corsa alle compensazioni. Chi pensa che basti compensare senza fare prima ecoprogettazione, si sta ponendo un quasi falso problema. Solo partendo da una fase di ecoprogettazione, e quindi facendo un percorso a monte, ha senso associare poi delle attività di compensazione.

E per fare ecoprogettazione l’agenzia deve fare un passo avanti a partire da cosa?

(Irene) Il tema della location, per iniziare, non è da sottovalutare, è e resta un punto critico per un paese architettonicamente vecchio come l’Italia. I Comuni, per fare un esempio, utilizzano spesso spazi vecchi che non sono stati efficientati energeticamente.

(Barbara) Cercare location porta via una quantità di tempo folle. Per questo si stanno mappando le location con le principali certificazioni, soprattutto per quanto riguarda la dispersione energetica.

A Milano qualche conversione di vecchi edifici si è già vista e non solo sono soluzioni interessanti ma anche molto richieste in questo momento.

Per quanto riguarda l’allestimento, invece, si possono evitare moltissime produzioni riutilizzando quello che esiste già.

Quali sono gli scogli o i preconcetti delle aziende rispetto agli eventi a basso impatto?

(Barbara) Una cosa che viene fuori spesso e di cui il cliente ha paura è che un evento sostenibile perda di spettacolarità. In realtà un prodotto sostenibile non è meno funzionale o più brutto. Anche l’evento a basso impatto può avere un grado di spettacolarità elevato, pensa al video mapping che usa una superficie esistente invece di un maxi schermo a led.

C’è anche quella che noi chiamiamo la “sindrome da menù sostenibile”.

(Barbara) Sì, spesso i clienti hanno paura che le quantità non siano sufficienti, non vogliono dare l’impressione di essere poco generosi, come dire “meglio avanzare che fare brutta figura”.

Questo però genera un grosso problema di eccedenze e i clienti non si preoccupano di dove vadano a finire gli avanzi.

Se ne dovrebbe occupare l’agenzia di catering ma non è semplice perché ancora è poco regolamentato il passaggio tra il catering e le Onlus che ritirano e ridistribuiscono gli avanzi, anche sul piano delle responsabilità.

La certificazione per gli eventi sostenibili ISO 20121 ti stimola a prevedere un destino delle eccedenze, ma sarebbe comunque fondamentale calibrare le porzioni.

L’evento è storicamente una celebrazione, è opulenza – vedi gli antichi romani – e questo può confliggere con l’idea di sostenibilità che è sobrietà e non povertà.

Quali altre criticità deve affrontare un’agenzia che organizza eventi per ridurre gli impatti negativi sull’ambiente?

(Irene) C’è anche il tema della logistica, di cui si parla poco. Quindi come fare arrivare le persone all’evento, i service, le merci, quintali di materiale tecnico che non è quasi mai presente nella location. Qualcuno si chiede che mezzi vengono usati per portare in loco l’americana o il maxi schermo? Sempre su gomma. Dobbiamo iniziare a pensare a forme ibride.

(Barbara) Chi si occupa della logistica ottimizza più che altro sui materiali. Ad esempio, un palco è fatto interamente con materiale riutilizzabile, si smonta e si rimonta, non richiede una produzione nuova.

È vero però che il trasporto delle persone da portare agli eventi, prevalentemente in auto e aereo, raggiunge il 60/70% della carbon footprint di un evento. A questo punto la produzione degli allestimenti ha un ruolo quasi trascurabile.

Che metriche devono essere tracciate per poter definire un evento sostenibile?

(Barbara) Ti faccio un esempio, per poter tracciare un report di sostenibilità chiedo diversi dati ai fornitori, quanti litri di acqua hanno somministrato, quanti kg di cibo, quali e quanti materiali hanno usato per l’allestimento, ecc. Fin qui è facile perché sono numeri, poi c’è tutta la parte sociale. Quando si parla di sostenibilità sociale, ambientale ed economica si entra anche nel merito di selezione e qualifica dei fornitori rispetto ai rating di sostenibilità.

Dai fornitori, ad esempio, vorrei sapere se rispettano le leggi, i diritti umani assicurando l’assenza di lavoro forzato, se pagano i dipendenti in modo dignitoso, se garantiscono ai lavoratori il benessere psicofisico nei luoghi di lavoro, ecc.

Quali sono gli effetti più positivi di eventi conformi a un approccio sostenibile?

(Irene) Vi racconto di un festival dedicato alla natura in Umbria: l’Umbria Green Festival è un progetto bellissimo che ha un’importante ricaduta sul territorio al di là della durata in sé dell’iniziativa. L’evento da loro progettato non è solo qualcosa che finisce nella settimana o mese di programmazione, ma dura tutto l’anno lasciando un’eredità positiva sul territorio per lungo tempo. Questo è un modello convincente per aiutare a costruire ricchezza e conoscenza persistente del territorio.

Qual è il trend in Italia, solo chiacchiere o qualcosa sta succedendo?

(Irene) Vedo che si comincia a parlare di eventi sostenibili ma io ho un occhio viziato perché mi muovo in un mondo dove si parla già di green ed è chiaro che qui vi vedo un interesse crescente, ma non me la sento di dirti che questo è il mood nazionale. Chissà fuori dal perimetro green cosa si sa di eventi sostenibili. Temo poco (o quasi).

(Barbara) All’ultimo BEA – Best Event Awards, lo scorso novembre, è stato introdotto per la prima volta il “premio sostenibilità”, i progetti candidati erano solo 7 e in short list ne sono andati solo 3. Ancora pochi.

Avete un esempio di evento sostenibile che vi ha convinte e che vi è piaciuto?

(Irene) NonSiButtaViaNiente: si sono inventati una piattaforma di riciclo e sharing di allestimenti museali, una sorta di archivio di strutture espositive e allestimenti che possono essere noleggiati da altri musei del network in base alle loro esigenze. È una società benefit nata dall’idea del founder Davide Crippa, docente presso il corso di Materiali e il Laboratorio di Exhibit Design allo IUAV di Venezia, grazie al bando InnovaMusei, promosso da Regione Lombardia, Unioncamere Lombardia e Fondazione Cariplo.

Spazio Meta: nel quartiere di Milano Bovisa c’è uno spazio dedicato al recupero e riutilizzo di materiali, scenografie, oggetti utilizzati nei set fotografici e nelle mostre. Questi materiali possono essere venduti al chilo oppure vengono utilizzati nei workshop del Politecnico per dar vita a nuovi oggetti sperimentali. Anche questo è un progetto di upcycling, che riguarda dunque  il fine vita e non l’ecoprogettazione.

(Barbara) L’evento Green&Blue Festival vincitore del BEA – Best Event Awards 2022

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